就活中、企業からの留守電や着信にどう折り返し電話すればいいか、困ってしまうことってありますよね。「いつかけるべきか？」「どう取り次いでもらおうか」「緊張してうまく要件を言えなかったらどうしよう」など、考えれば考えるほど不安になります。
私も就活時代、企業への折り返し電話が苦手でマナーもわからずとても困りました。何度も失敗してしまい、焦った経験があります。
現在、就活生からの電話を受ける側になり初めて、あの時こうすればよかった、これはマナー違反かも…とわかるようになりました。
そこで、この記事では、折り返し電話をかける時に好印象に映るコツやポイントを企業側の目線で解説していきます。
「企業への折り返し電話どうしよう」とリアルタイムに悩んでいるあなたもこの記事を読むことで解決策が見つかるはずです。5分ほどで読めますのでチェックしてみてください。
就活で企業へ折り返し電話するときのコツ。担当者がわからない、留守電なしなど
まずは企業へ折り返す時のコツを解説します。
留守電とメールを確認しておく
折り返し電話をかける間の確認として、留守電が入っていることがありますので、チェックしておきましょう。また、メールがきている場合もあります。内容によっては折り返す必要がないこともありますので、確認しておくといいでしょう。
留守電の内容はメモしておくと慌てません。もし留守電に、「〇〇時以降かけ直します」などのメッセージがある場合はこちらから折り返しましょう。
相手は何か伝えたい事があり電話してきていますので、かけ直すのがベター。
ただし、「これから〇〇のため、折り返す必要はありません」など、折り返されても予定があり電話に出られない等のメッセージがあれば折り返さず、指定の時間まで待ちましょう。
指定された時間、都合が悪い場合は、電話連絡したいところですが、相手も忙しく時間が取れないのでメールで連絡しましょう。
都合が悪い時のメール例文
株式会社〇〇人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先ほどはお電話いただいたにもかかわらず、出る事ができず申し訳ございませんでした。
ご指定頂きました〇〇時ですが、授業の関係で都合がつきません。
○月○日(月) 午前10時半(その会社の始業時刻)に、こちらから改めてご連絡をさせて頂たいのですがご都合いかがでしょうか？
また、大変恐縮ですが下記の日程より〇〇様のご都合がよろしい時間をご指定いただきましたら、こちらからお電話させていただきます。
- ◯月◯日9時〜15時
- ◯月◯日9時〜13時 16時〜18時
- ◯月◯日9時〜15時
ご多用のところ、お手を煩わせて申し訳ありません。何卒よろしくお願い致します。」
以降、特にいつでも電話に出られる場合は「〇〇時以降でお手すきの時間に再度ご連絡いただけましょうでしょうか？」でも大丈夫です。
就活中の学生でも、学業やアルバイト、他の会社の面接等で都合がつかないことは企業側もわかっています。再調整してもらうことで印象が悪くなることはありません。
ただし、再調整してもらった日は必ず電話に出ましょう、2度目は印象が悪くなります。
スケジュール張を準備し、メモできる環境でかける
企業へ折り返し電話をするときは、必ずスケジュール帳でカレンダーを確認できるようにしておきましょう。メモを取れるような環境で折り返します。
歩きながらや、両手がふさがってしまうような状況では、企業側から言われたことをメモできません。特に日時の約束や持ち物・提出書類などが求められた場合は忘れないように、メモが必要です。
メモが取れず「お待ちください」と相手を待たせることがないよう、環境を整えてかけ直しましょう。電話で見えないとはいえ、メモの準備を慌ただしくしている様子は手際の悪さが露呈し、印象が悪くなります。
電波のいい静かな場所でかける
電話が途中で聞こえなくなったり切れたりしないよう、電波のいい場所でかけましょう。歩きながらかけたり、周囲が賑やかな場所も避けます。
相手の声がよく聞こえず、相手側もあなたの声が聞こえないなど迷惑になってしまいます。急いでいても、落ち着いた静かな場所でかけるよう心がけてください。
担当者がわからないときは電話が来たことを伝える
折り返しの電話する際に担当者がわからない場合は、電話が来て折り返した旨を伝えましょう。
伝えると、誰が電話をかけたか調べてくれます。
稀に、「誰かわかりますか？」など聞かれることもありますが、その場合は「わからないです。」とう伝えれば問題ないです。
電話を折り返すときのベストな時間
折り返すときのベストな時間は、相手の状況にもよりますので、一概には言えません。ただ1つ言えることは、気づいたときにすぐ折り返すこと。
もし時間を気にするなら、一般的に始業・就業前後の時間は忙しく、会議やミーティングで不在にしている可能性大なので避けたほうがいいでしょう。
また、昼休み12時〜13時半前後も休憩している可能性が高いため、避けます。企業にもよりますが、午前中は10時半以前、午後は18時以降を避けるなどの配慮をしましょう。
かかってきた電話がタイミング悪く取れず、すぐに折り返せる場合はこの時間関係なく早めにかけ直しましょう。
就活で企業へ折り返しするときの電話のかけ方と例文
この項では、誰でも簡単にできるマナーを守った電話のかけ方と例文を紹介します。
①あいさつ
まずはあいさつからスタートです。仕事の手を止めて電話に出てもらっていますので、配慮のある言葉と自己紹介を入れましょう。
【例文1】：取り次いでもらう場合
「お忙しいところ恐れ入ります。
私〇〇大学〇〇学部の◯年〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
先ほど〇〇部の〇〇様からお電話いただきまして、折り返しご連絡いたしました。
〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
もし担当者名を忘れてしまった場合やわからない場合は「ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と伝えましょう。
電話に出た方によっては、「担当の〇〇へお繋ぎいたします」と名前を言ってもらえる場合がありますのでメモしておきます。
【例文2】：相手先が携帯電話の場合
「お忙しいところ恐れ入ります。
私〇〇大学〇〇学部の◯年〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
株式会社〇〇の〇〇さまのお電話でおまちがいないでしょうか？」
携帯電話の場合は、担当者につながっているはずですから、取り次いでもらう必要がないとは思いますが、社内共通の携帯電話を使っている可能性もあります。
念のため確認しておきましょう。
②お詫びと用件を伝える
【例文1】：取り次いでもらった場合
「お忙しいところ恐れ入ります。
私〇〇大学〇〇学部の◯年〇〇〇〇（フルネーム）と申します。先ほどはお電話頂きましてありがとうございました。
電話に出られず申し訳ございませんでした。折り返しの電話をいたしました。先ほどのご用件についてお伺いしたいのですが…」
担当者が電話に出たら、改めてあいさつから始めます。電話を出られなかったことをお詫びし、用件を伝えます。
【例文2】：相手先が携帯電話の場合
「先ほどはお電話頂いたにも関わらず、出られず失礼いたしました。今お時間よろしいでしょうか？先ほどのご用件についてお伺いしたいのですが…」
携帯電話の場合は、相手の状況がわかりませんので、今電話をできる状況か確認します。都合が悪い場合は「後でかけ直します」等言われると思いますので従いましょう。
③メモを取りながら話を聞き大事なことは復唱する
【例文】
担当者「それでは〇〇日の◯時に〇〇ビル5階までお越しください」
自分「〇〇日の◯時に〇〇ビル5階ですね。承知いたしました。ありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします。」
このように相手の言葉を復唱すれば、聞き間違いを防げます。特に学生は、午前と午後を間違えがちです。企業側が指定する14時や15時を、夕方4時や5時と聞き間違えないように注意しましょう。
④聞き取れない時の例文
緊張していたり、相手の電波が悪く聞き取れないときは、そのままにせず必ず聞き返しましょう。
【例文：聞き取れないとき】
「申し訳ございません、お電話が遠いようで、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」
「申し訳ございません、恐れ入りますが〇〇についてもう一度伺ってもよろしいでしょうか？
この言葉で相手も音量をあげるか静かな場所へ移動してくれるはずです。
電話が途中で切れてしまったときは、こちらから折り返しましょう。
【例文：電話が切れてしまったとき】
「〇〇大学の〇〇です。電話が途中で切れてしまい大変失礼いたしました。〇〇について恐縮ですがもう一度伺ってもよろしいでしょうか？」
電話が切れてしまった原因がこちら側ではなくても、このようにかけ直しましょう。
⑤あいさつを述べて切る
用件を全て聞き終わりましたらあいさつを述べて電話を切ります。
例文
「本日はお忙しい中お時間をいただきましてありがとうございました。〇〇日よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」
電話応対で時間をいただいたことへのお礼を伝え、あいさつをして電話を切ります。
ビジネスマナーとして電話は「目上の人が先に切る」という考えが根付いていますので、相手が切り終えるのを待ちましょう。
就活で企業へ折り返し電話するときの注意点
企業への折り返し電話で、当たり前だけど、就活生が意外にやりがちなNG行動＆注意点を解説します。
翌日には持ち越さない
折り返し電話は、できるだけ当日中にかけ直しましょう。午後の着信に気づいたら、18時までにかけ直します。
遅い時間になって着信に気づいたときには、メールでお詫びと誠意を伝え、明日以降折り返すことを伝えておきましょう。
電話や留守電が入っているにもかかわらず、放置すると「志望度が低い？」「コミュニケーション能力が低い？」など印象が悪くなります。
就活生に直接電話が入る場合は、重要な連絡であることが多いので、就活中の電話は放置厳禁です。
もしメールアドレスを知らない場合は、翌日午前中にかけ直しましょう。
翌日が土日の場合は月曜までに
もし、電話に気づいたのが金曜日の夕方で掛け直せず、翌日が休みに入る場合は、月曜日の午前中10時半以降にかけ直すのがベター。
もし心配な場合は、その旨をメールで送っておくといいでしょう。ただし、担当者がメールを確認するのも月曜日になるはずです。土日を挟んで２日後の連絡になってしまうことはあまり気にしなくてもいいでしょう。
月曜日に折り返すのは必ず午前中までに。正午をすぎると遅い印象になります。
就活の折り返し電話でよくある疑問を解決
就活生が迷いがちなよくある疑問と解決策を紹介します。
相手がわからない場合は検索する
「着信があったけど、留守電もなく知らない電話番号」このような場合は、ネットで電話番号を検索して調べましょう。企業の場合は必ずヒットするはずです。
携帯電話番号やネットでヒットしない場合でも、必ずかけ直します。会社の違う電話からかけてきている可能性がありますので、無視しないようにしましょう。
【会社名も相手もわからない時の例文】
「恐れ入ります私、〇〇大学〇〇学部の◯年〇〇〇〇（フルネーム）と申します。先ほどお電話をいただきましたが出られず申し訳ございません」
と切り出せばOK。会社の場合は、電話に出た時点で「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です」と先に言ってくれるはずです。
また、携帯電話にかけた場合も、この例文を使えば相手側が察します。
担当者が不在だった場合は後日折り返す旨を伝える
折り返し電話をして不在だった場合は、いつ頃戻るかを聞き、再度折り返す旨を伝えましょう。
【例文：再度折り返す場合】
「〇〇様はいつ頃お戻りになりますでしょうか？」
戻りがわからない場合は、「かしこまりました。再度◯時ごろお電話させていただきますので、その旨〇〇様にお伝えいただけますでしょうか。」と話せば大丈夫です。
電話に出た担当者から、「戻り次第〇〇に折り返しさせます」と言われてた場合は以下のように答えましょう。
【例文：折り返してもらう場合】
担当者「〇〇が戻り次第折り返しさせますがご都合の悪い時間などございますでしょうか？」
自分「恐れ入ります。15時以降でしたらいつでも電話に出られます。頂いたお電話に出られず失礼いたしました。お手数をおかけいたしますがよろしくお願いいたします。」
もし時間になっても折り返しがない場合は、そのまま放置せず再度こちらからかけなおしましょう。
折り返し電話に出ない場合はメールする
「折り返し電話をかけたが、相手が出ない」「担当者が不在続きでつかまらない」こんなと気は、メールで連絡しましょう。
「電話を折り返した」という記録を残す意味でも大切です。
【例文】
「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の◯年の〇〇〇〇です。先ほどはお電話いただいたにもかかわらず、出る事ができず申し訳ございませんでした。
何度か折り返しのお電話をさせていただきましたが、ご連絡がつかずメールでご連絡いたしました。〇〇様のご都合のよろしい日時をご指定頂きましたら、再度お電話いたします。
お忙しいところ大変お手数をおかけいたしますがよろしくお願いいたします。」
〇〇大学の◯年の〇〇〇〇
まとめ
この記事では、就活中、企業へ折り返し電話するコツや注意点を解説しました。企業からの着信に気づいたら、できるだけ早く折り返すことが大切です。静かな場所でメモを取れる準備を整えて電話します。企業との電話は緊張しますが、相手は学生だとわかっていますので完璧に対応しようと構えなくて大丈夫です。
その気持ちがあれば、多少敬語おかしくても、誠意は伝わります。それより、あいさつと早い対応が大事。
電話が苦手でメールで返そうとする学生は多いのですが、電話には電話で対応するのがマナーです。相手の折り返しをまたず、この記事を参考にこちらから折り返すようにしましょう。
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