近年、人手不足や働き方改革の背景から、業務効率化が課題に上がることが増えています。そういった問題を解決するためにおすすめなのが、「オンライン秘書」です。
「オンライン秘書」とは、インターネットを通じて業務代行を行うサービスのこと。秘書業務に限らず、人事や経理など必要なスキルに合わせて幅広く依頼できるのが魅力です。
しかし、「具体的にはどういった業務を依頼できるのか」「どのオンライン秘書サービスを選べば良いのか」「料金はどのくらいか」など疑問や不安を抱えていませんか？
本記事では、おすすめのオンライン秘書サービスや選び方と注意点から、請求業務代行サービスのおすすめまで紹介しています。ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください！
オンライン秘書に依頼できる業務、メリット
実際にオンライン秘書を利用して依頼できる業務内容は、以下のようなものが挙げられます。
- 秘書業務
- 経理･人事業務
- 営業事務
- マーケティング・WEB関連
それぞれ依頼する業務内容によって得られるメリットも異なるので、ぜひひとつずつ確認してみてください。
秘書業務
秘書はオンライン秘書サービスのメインとなる業務です。経営者などのサポートとして、以下のような業務をこなしてくれます。
- メール対応
- スケジュール管理
- 出張先のホテル・航空券の手配
- 会食場所のリサーチ・予約
- 議事録・資料作成
- アポイント代行
上記以外の業務でも対応可能な場合が多いので、必要なサービスがあれば問い合わせて確認してみましょう。
秘書業務を依頼するメリットは、スケジュール管理や雑務を担ってくれるためその分のリソースが空き仕事により集中できるようになる点です。
忙しすぎてスケジュール調整にミスが起きたり、ダブルブッキングしてしまう恐れも防げます。
経理･人事業務
オンライン秘書サービスには、秘書業務だけでなく経理・人事などの業務を代行してくれるサービスも多くあります。
- 請求書・見積書の作成
- 振込代行
- 注文書・決算書の作成
- 事業計画書の作成
- 給与計算
- 経費精算
- 領収証の発行
- 在庫・売上管理
- 人材採用に関するセミナー・研修手配
- 人材応募者対応
主な代行業務は以上のようなものが挙げられます。なかには、公認会計士や税理士など資格保持者に依頼できる場合もあり、あらゆる経理業務を代行してもらえるのが魅力です。
採用活動も自社で行うと経費や労力がかかるため、オンライン秘書を導入することで効率化でき、人件費削減も叶います。
営業事務
オンラインサービスのため実際に営業の代行をしてもらうことは不可能ですが、営業事務関連の仕事であれば依頼可能です。
- 名刺のデータ入力
- プレゼン資料の作成
- 企画書・提案書の作成
- メール・電話対応
- リサーチ・分析
以上のような業務をメインに代行してくれます。経験豊富なスタッフに任せられるので、業務効率化を実現できます。
マーケティング・WEB関連
オンライン秘書サービスには、さまざまなスキルを持ったワーカーが多く、WEB系の企業での就業経験やフリーランスで活躍している人の登録も多いのが特徴です。
- SNSの運用代行
- メルマガ配信
- 記事入稿
- 画像編集
- アクセス解析
- WEBデザイン
- ECサイトのサポート
- 受注管理
- バナー・ロゴ作成
- LP制作
以上のような業務も、オンライン秘書を利用することでマーケティング会社に外注するよりもコストを抑えて依頼できます。
条件やオンライン秘書サービスによっては、依頼できない場合もあるので事前に問い合わせて確認しておくと良いでしょう。
おすすめのオンライン秘書サービス比較
ここでは、おすすめのオンライン秘書サービスを5つ紹介します。
ぜひ依頼したい業務や予算に合わせてぴったりのサービスを選びましょう。
フジ子さん
| トライアル | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 契約期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| 実働時間 | 2時間 | 20時間/月 | 30時間/月 | 50時間/月 |
| 月額料金 | 無料 | 51,700円 | 75,900円 | 108,900円 |
「フジ子さん」は、BPOテクノロジー株式会社が運営するオンラインアシスタントです。経理・秘書／総務・人事・Webサイト運用などの業務を、実務経験豊富な人材がパソコン業務として幅広く対応してくれます。
他社よりも低価格な点が最大の魅力で、必要な業務に絞って必要な業務量分だけ依頼できるため、柔軟にプラン変更や人件費の調整が可能です。
「フジ子さん」では無料トライアルも実施しており、ワーカーの実務能力を事前にチェックでき、安心してサービスを開始できます。合わないと感じれば翌月解約も可能なので、気軽に利用できるのもポイントです。
タスカル
| 3ヶ月プラン | 6ヶ月プラン | 年間プラン | |
| 料金 | 44,000円／10時間 | 33,000円／10時間 | 27,500円／10時間 |
「タスカル」は株式会社Colorsが運営しており、月10時間から依頼できる小規模企業や個人事業主も利用しやすいオンラインアシスタントサービスです。
一般的なオンライン秘書サービスは、月20〜30時間からしか頼めない場合が多いので、小さい単位から必要な業務だけを依頼できます。
月内で10時間を消化できなかった際は、次月に余っている時間分を繰り越して調整することも可能です。
主な業務内容は秘書業務・人事業務・総務業務・経理業務・WEBサイト運用など、日常業務から専門スキルが必要な業務まで、幅広い仕事に対応しています。
最短即日からサポート可能なので、忙しくて今すぐサポートが必要な場合も安心です。
CASTER BIZ(キャスタービズ)
| BASIC6ヶ月プラン | LONG12ヶ月プラン | CUSTOM | |
| 料金 | 145,200円／月30時間 | 132,000円／月30時間 | ご要望に沿ってプラン作成 |
「CASTER BIZ」は、株式会社キャスターが運営するオンライン秘書サービスです。全国から自社採用したという厳選された優秀なアシスタントが業務をサポートしてくれます。
秘書・事務・人事・経理サポート・翻訳・制作など、幅広い業務をチーム体制で対応してくれるのが特徴です。
6ヶ月プランまたは12ヶ月プランから選べるようになっており、長期契約するほどお得に利用できます。月30時間から利用でき、希望に合わせてカスタマイズすることもできるため、柔軟に依頼できます。
i-Staff
| ライトプラン（3ヶ月） | ベーシックプラン（6ヶ月） | プレミアムプラン（12ヶ月） | カスタマイズプラン | |
| 料金 | 125,400円／月30時間 | 102,300円／月30時間 | 89,100円／月30時間 | ご要望に沿ってプラン作成 |
「i-Staff」は、女性を中心とした事務/秘書/経理のプロが在籍するオンライン秘書サービスです。秘書業務・経理・Webサイト運用・人事・営業アシスタントなど、幅広い業務を1つの窓口から利用できます。
各専門業務の複数テストを通過した人のみスタッフになれるといわれており、採用率は1％とのこと。品質の高い業務をこなしてくれる優秀な人材に任せられるので、安心です。
溜まった領収書・名刺・書類などを送付すれば、各書類の整理やファイリングなどのオフライン業務も対応してくれるのが「i-Staff」の大きな特徴です。
2週間の計3時間分の無料お試しプランもあり、さらには満足できなかった場合の返金保証制度もついているため気軽に始められます。
月30時間以上の対応や、土日・深夜対応プランも各種用意があるので、業務内容や業務量に合わせてカスタマイズが可能です。
Remobaアシスタント
| トライアルプラン | スタンダードプラン（6ヶ月） | ロングプラン（12ヶ月） | カスタムプラン | |
| 料金 | 35,200円／月8時間 | 105,600円／月30時間 | 99,000円／月30時間 | ご要望に沿ってプラン作成 |
「Remobaアシスタント」は、業務内容やプランの幅が広いオンライン秘書サービスです。
- スケジュール調整
- メール対応
- リサーチ調整
- データ入力・編集
- 翻訳
- 経理
- 労務
- 営業事務
- その他アシスタント業務
上記の業務以外にも、相談すれば対応してくれる場合があります。採用率1％の採用を通過したアシスタントが、必要な業務を必要な時にサポートしてくれるため、時間・人件費削減の実現が可能です。
基本的には平日9:00〜17:00の稼働時間にて、月30時間〜依頼できます。追加料金やプランをカスタマイズすることで土日・深夜対応も依頼できるので、希望や条件に合わせて利用できるのがポイントです。
アシスタント採用で時間を奪われることなく、専門スキルを持ったアシスタントに依頼したいという企業におすすめです。
オンライン秘書サービスの選び方と注意点
オンライン秘書サービスは、実際にどのように選べば良いのでしょうか。
ここでは、オンライン秘書サービスを選ぶ際の重視すべきポイントを3つのポイントから解説します。
- 依頼したい業務内容に合っているか
- 契約プランは柔軟に変更できるか
- セキュリティ管理は万全か
依頼したい業務内容に合っているか
オンライン秘書サービスは、秘書業務に限らず幅広い仕事内容に対応しています。しかし、なかにはサービスによって依頼したい業務内容には対応していない場合もあります。
オンライン秘書サービスを選ぶ際は、自社に必要な業務に対応しているかどうか、依頼したい業務時間や業務量はニーズに合っているかどうか、などを必ず確認するようにしましょう。
わからない場合は直接問い合わせて、しっかり明確化して比較するのがおすすめです。
契約プランは柔軟に変更できるか
オンライン秘書サービスを利用する最大のメリットは、必要なときに必要な量だけ業務を依頼できる点です。そのため、月の業務量や業務内容に合わせて柔軟にプランを変更できるかどうかはチェックしておきましょう。
不要になったタイミングですぐに解約できるのかどうかや、超過時間が発生した場合の料金プラン、土日や深夜も対応可能か否かやその場合の料金プランなど、事前に確認しておくことで安心して利用できます。
細かいポイントまで比較せず導入してしまうと、契約後に無駄な出費を発生させてしまう恐れもあるので注意が必要です。
セキュリティ管理は万全か
オンライン秘書サービスを選ぶにあたって、セキュリティ体制の面が徹底されているかどうかも重視しましょう。
依頼する業務のなかには、秘密保持契約や個人情報、機密情報などを取り扱う業務もあります。万が一情報漏洩してしまっては、手遅れかつ大きなダメージと損失を会社にもたらします。
したがって、セキュリティ管理が万全のオンライン秘書サービスを選ぶようにしましょう。情報端末にはどのようなセキュリティ対策がされているかも確認するのがおすすめです。
オンライン秘書の料金体系と相場
オンライン秘書は、会社によって料金体系はさまざまです。大きく分けると、月額制と従量制の2種類に分かれます。
月額制は、業務量や時間に応じて毎月固定の金額が定められています。多くは、超過時間があればその分の追加料金を支払うことで解決します。
一般的なオンライン秘書サービスは、月20時間〜依頼できるプランがほとんどで、相場としては月10万円前後となっています。
契約期間や稼働時間によって長いほどお得になるケースもあり、予算や業務量に合わせてプランを選びましょう。
従量制は、業務内容や量によって料金が異なります。特定の業務を、単発や短期間で依頼したい場合におすすめです。
依頼内容が多ければ多いほど費用はかかりますが、無駄な費用が出にくい点がメリットです。
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「毎月の請求業務が多くてメイン業務に手が回らない」「取引先の業績悪化による
未払いのリスクが心配」など、請求業務に関して悩みがある企業は少なくないはず。
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まとめ
業務内容や予算に合わせてオンライン秘書を導入すれば、業務効率化・人件費削減が大きく見込めます。サービスによって対応可能な業務や料金体系も異なるので、慎重な比較が重要です。
本記事を参考にして、自社にぴったりなサービスを見つけてくださいね。
