「勤怠管理システムを導入したいけど、サービスが多すぎて選べない･･･」
「どんな勤怠管理システムが自社に適しているのか分からない」
勤怠管理システムの利用を検討している方の中には、このようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
勤怠管理システムによって、付随している機能や連携できるサービスも異なるため、何を選べば良いか迷ってしまいますよね。
また、使える予算も限られているため、自社に合ったコスパの良いものを選びたいところです。
そこで、本記事ではおすすめのサービスや勤怠管理システムでできること、導入するメリットなどをまとめました。
自社負担を軽減したい場合に有効なオンラインアシスタントについても解説しているので、勤怠管理についてお悩みの方はぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
勤怠管理システムを利用するメリット
勤怠管理システムを利用すると、以下のようなメリットがあります。
- 勤怠情報を正確に管理できる
- 業務を効率化できる
- 法改正に対応できる
ひとつずつ確認していきましょう。
勤怠情報を正確に管理できる
勤怠情報を正確に管理することは、非常に大切です。勤怠情報を正確に管理できていないと、企業活動における様々な部分に影響がでてしまいます。
例えば、36協定を遵守するためには、残業時間の適切な管理が必要です。
（参照：厚生労働省-36（サブロク）協定とは）
勤怠管理システムを使うと、リアルタイムで各従業員の勤怠状況を把握できるため、月末にならなくても、残業時間を把握できます。
そのため、早めの段階で残業時間が超過しそうな従業員を見つけて注意を促したり、業務量の調整を行うことが可能です。
また、勤怠管理システムでは休日出勤や休暇の管理もできるため、適切に休暇がとれてない従業員がいた場合でも、システムのアラート機能によって見落としを防げます。
そして、不正を防ぐ意味でも、勤怠管理システムは大変有効です。
タイムカードや紙の申請の場合は、打刻時間をごまかしたり、別の人に打刻してもらうなどの不正がおこるリスクがあります。
しかし、勤怠管理システムは、顔認証や生体認証、交通系ICカードを利用したものなどがあり、基本的に本人以外の打刻は困難です。
そのため、不正打刻を防止し、勤怠情報を正確に管理できます。
業務を効率化できる
業務を効率化できる点も、勤怠管理システムの大きなメリットです。
タイムカードや手書きの出勤簿などで勤怠管理をしていると、集計業務に膨大な時間と労力がかかってしまいます。
しかし勤怠管理システムを使えば、手作業で行っていた業務を自動化できるので、大幅な負担の削減が可能です。
また、給与計算や労務管理などの既存システムと連携させれば、自動で勤怠データが入力されるため、二重で入力する手間が省け、更に業務効率をあげられます。
勤怠管理システムを導入すれば、これまで勤怠管理業務に費やしていた時間と労力を大きく削減できるため、より注力したい別の業務に集中できます。
手作業で集計や入力をする場合に比べて、計算間違いなどの人為ミスも防げるので、業務効率だけでなく正確性もあがって一石二鳥といえるでしょう。
法改正に対応できる
法改正に対応できることも、勤怠管理システムを使うメリットのひとつです。
働き方改革に伴って、これまで様々な法改正が行われてきました。
例えば、有給休暇の年5日取得の義務化や、時間外労働時間の上限設定などです。働き方の見直しが進んでいるため、こういった法改正は、今後も行われるでしょう。
しかし、人事労務担当者が法改正を適切に把握できていないと、対策漏れが生じて、知らぬ間に法令違反していたという事態になりかねません。
また、把握していても、勤務規則や管理方法の迅速な見直しが必要となり、忙しい業務の合間に対応に追われることになるでしょう。
勤怠管理システムは、法改正に対応して自動で内容をアップデートし反映してくれるものも多いので、急な法改正による担当者の負担や、対策もれのリスクを軽減させられます。
勤怠管理システムでできること
勤怠管理システムは、サービスによって細かい内容は異なるものの、概ね以下のような機能を備えています。
- 打刻機能
- 休暇／残業申請承認機能
- 有給休暇管理機能（取得状況確認）
- 勤怠データ集計機能
- ダッシュボード（勤怠状況のリアルタイム・一覧表示）
- アラート機能（打刻もれ、残業時間超過）
- シフト機能（シフト作成・管理）
打刻方法はシステムによって様々で、PCやスマホ、タブレットからの打刻だけでなく、ICカード打刻や生体認証などに対応しているものもあります。
営業職などの外回りが多い仕事の場合は、出先からスマホで打刻できます。打刻のために会社へ行く必要がなくなり、直行直帰できる点は大きなメリットでしょう。
また、従業員のシフト制を導入している企業であれば、シフト作成機能を活用することで、勤怠管理のみならずシフト作成業務も効率化できるので、非常におすすめです。
このように、勤怠管理システムには様々な機能がありますが、どのような機能が必要かは企業によって異なります。
勤怠管理システムを選ぶ際には、複数社のサービスを比較検討した上で、自社の活用方法に合った機能を備えているものを選ぶようにしましょう。
ただし、必要以上に多機能なものはうまく使いこなせなかったり、費用が高くなってしまったりするため、注意が必要です。
業務を効率化するために勤怠管理システムを導入したのに、使い方が複雑で何度も担当者へ質問がくるようでは、意味がありませんよね。
勤怠管理システムは頻繁に使用するものなので、実際に使用する従業員にヒアリングして、使いやすいものを選びましょう。
勤怠管理システムおすすめ
ここでは、おすすめの勤怠管理システムを3つ紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に適したシステムはどれなのか、探してみてください。
- スマレジ・タイムカード
- マネーフォワードクラウド
- Relix勤怠
スマレジ・タイムカード
「スマレジ・タイムカード」は、登録事業所数が132,900を超えるクラウド勤怠管理システムです。
他店舗へのヘルプ出勤など、事業所をまたいだ管理が可能なため、小売店やサービス業などの店舗系で多く導入されています。
「スマレジ・タイムカード」には4つのプランがあり、勤怠管理機能のみを使えるスタンダードプランや、給与計算・シフト作成なども可能なプレミアムプランなど、求める機能に合わせて最適なプランを選べます。
スタンダードプランでは、従業員が30名までの事業所は無料で利用できるのも嬉しいですね。
アカウント作成から60日間は、すべての機能を無料で利用できるため、まずは登録して使い勝手を確認してみるのも良いでしょう。
マネーフォワードクラウド
「マネーフォワードクラウド」は、データ連携に強いクラウド勤怠管理サービスです。
様々なデータを連携することで、勤怠管理だけでなく、給与計算や経費精算、年末調整などバックオフィス全体の業務を効率化できます。
PCやスマートフォンでの打刻だけでなく、打刻機を使ったICカード打刻にも対応しているため、タイムカードから移行したい場合にもおすすめです。
セミナーや使い方動画などのコンテンツも充実しているので、システムが使いこなせるか自信がない方でも安心して利用できるでしょう。
【バックオフィス全体の効率化をサポート【マネーフォワード クラウド】
】
Relix勤怠
出典：Relix勤怠
「Relix勤怠」は、直感的に操作できる画面設計で「使いやすさ」にこだわった勤怠管理システムです。
日々の打刻結果をもとに、自動で「出勤簿」と「交通費精算書」が作成されるため、別途管理する手間が省ける点も嬉しいポイントです。
豊富な打刻項目があり、他のサービスではあまりない検温報告や、起床報告、出発報告なども使用できるため、サービス業や移動の多い職種にもおすすめできます。
初期費用・解約金は無料で、利用料金は使用するアカウント数によって決まります。
無料トライアル期間が2ヶ月分あるので、じっくり試した上で決められるのも安心ですね。
勤怠管理にお悩みならオンラインアシスタントも活用
勤怠管理の業務負担を減らしたい場合は、オンラインアシスタントを活用するのも有効な方法です。
特に、勤怠管理システムを使いこなせる人材がいない場合は、運用部分まで外部に委託することで、問題を解消できるでしょう。
ここでは、おすすめのオンラインアシスタントサービスを2つ紹介します。
- フジ子さん
- CASTER BIZ
フジ子さん
出典：フジ子さん
「フジ子さん」は、累計ユーザー数1000人以上で、官公庁でも導入されている人気のオンラインアシスタントサービスです。
勤怠管理などの人事労務業務はもちろん、その他の業務でもパソコンで出来ることなら何でも依頼できます。
パート社員並の低コストで、勤怠管理の実務経験が豊富な人材に業務を遂行してもらえる点は、「フジ子さん」の大きな魅力のひとつです。
業務量に応じて柔軟にプランが変更でき、翌月解約もOKなので、人件費の調整にも一役買ってくれるでしょう。
無料トライアルを使えば2時間分のオンラインアシスタントをお試しできるので、興味のある方はこの機会にぜひチェックしてみてください。
【必要なとき必要なだけ仕事を頼めるオンラインアシスタント【フジ子さん】
】
CASTER BIZ
「CASTER BIZ」は、「1/100」の採用倍率を通過した、優秀なアシスタントに業務をサポートしてもらえるオンラインアシスタントサービスです。
サービスは月30時間から利用でき、1時間あたりの料金は500円（税抜）〜と安価です。
プランは3種類あり、契約期間が6ヶ月のベーシックプラン（月132,000円（税抜））、契約期間が12ヶ月のロングプラン（月120,000円（税抜））、要望に沿ってプランを作成するカスタムプランの中から選べます。
勤怠管理に紐づく他の業務も合わせて依頼したい場合は、業務の切り出しをサポートしてくれる「導入コンシェルジュ」というオプションの活用もおすすめです。
依頼する業務を決めるためには、業務の棚卸しなどの労力がかかりますが、プロに相談することで適切なオンラインアシスタントの利用方法を見つけられるでしょう。
【オンラインアシスタント「CASTER BIZ」はこちらから
】
まとめ
ここでは、おすすめの勤怠管理システムや、利用するメリット・できることを紹介しました。
勤怠管理システムの利用で得られるメリットは、以下の3つです。
- 勤怠情報を正確に管理できる
- 業務を効率化できる
- 法改正に対応できる
システムを使いこなせるか不安な場合や、運用する労力も削減したい場合は、オンラインアシスタントを活用すると良いでしょう。
適切なサービスを利用して負担を減らし、重要な業務に専念できると良いですね。
