「入力データが多すぎて勤務時間が終わってしまう！」「会議資料をまとめたいけど有用性を示すデータがどれだったかわかりにくい！」「もらった名刺が多すぎてデータ化に時間がかる！」

このような、データ入力に困っている企業をフォローするのが「データ入力代行」サービスです。

データ入力業務は、「単純作業の割に時間を取られ」、「事業収益には直接繋がらず」「専門性の高いスタッフにさせた場合の費用対効果が極めて薄い」業務。職員を効率よく運用しようと考えたとき誰にさせるべきか迷う業務ですよね。

ここでは、そんなデータ入力業務を自社スタッフに代わってやってくれる「データ入力代行」に着目し、外注した場合の相場・オススメの優良業者についてご紹介します。

データ入力代行とは？

データ入力代行とは、その名の通り「データの入力」に関わる業務を外部業者に依頼することを言います。

一般的に、データ入力業務は専門知識不要な単純作業であることが多く、大手企業であれば新任社員や庶務の仕事です。しかし、小規模事業所・少数精鋭の会社などでは担当不在な場合もあります。

担当部署・担当者がない場合、自分のプロジェクトのデータ入力は自分でしなければなりません。でも、専門知識のある自社社員が「専門性のいらない仕事」に時間を取られるのは非効率ですよね。

そこで小規模事業所・少数精鋭の会社などでは、専門性の高い自社社員を「専門的な作業」に集中させる方法として「データ入力代行」を選択することがあります。

「専門性はいらないが時間を取られる」作業を外注することで、従業員を雇い入れるよりも安い経費で自社社員の費用対効果を最大にすることができるのです。

データ入力代行に委託できる業務・仕事

一言にデータ入力と言っても、単純なデータ入力だけが仕事とは限りません。

• 販売数をデータ化する
• 顧客情報をデータ入力する
• お客様アンケートの内容を記録し分類する
• レシートを見ながら支出金入力をする
• 動画や音声データから文字起こしをする
• 手書きで渡されたチラシ素案をデータとして起こす

など、データ入力する内容は多岐に渡ります。具体的な作業内容を交えながら、委託できる業務の大まかな分類を見てみましょう。

顧客情報や契約内容の入力

企業の顧客管理のためのデータを作成する仕事です。営業担当者がもらってきた名刺を入力し顧客リストを作り、その顧客データからすぐに交わした契約内容が参照できるように紐付けします。

顧客情報に合わせて契約内容などを入力しておくことで、万が一「契約時と仕様が変わっていないか？」と問い合わせがあっても、データをもとに誰もが素早く対応することができます。

売上データなどの数値入力

売上のデータを入力する仕事です。とはいえ、売上データからわかるのはその月の売上額だけではありません。今月の売れ筋ジャンル、気温と販売物の相関、そのお店の売れやすいタイミングなどもわかるのです。

例えば、私の勤める小売店は周囲に高齢者が多く、年金支給日である「偶数月の15日」の売り上げが非常に良いという特徴があります。ですから、そのタイミングには高齢者に売れやすい「和菓子」や、ポリデントといった「日用品」を充実させておきます。

また、5日・10日・15日・25日といった給料日には冷蔵洋菓子・アルコール類の販売額が上がることから、洋菓子近くにチルドドリンクの新商品を並べたり、レジ前にオツマミを置いたりして「ついで買い」を促進する品揃え・売り場変更を行うのです。

このような販売戦略を立てるためにも売上データは不可欠なもの。できれば、その日の気温や天気だけでなく、「ライバル店が改装のために閉店していた」「近所でお祭りがあった」なども参照できるようにしておくと、翌年以降、実用性の高いデータになります。

動画や音声データからの文字おこし

会議やセミナーの内容を録音しておき、議事録を音声データから作成する業務です。この場合、板書された内容なども写真に残しておくと文字おこしが正確になるので良いですね。

会議、セミナー内容をあとから文字起こしするメリットは、「書記」としてスタッフのひとりを会議不参加者にせずに済むことです。少数精鋭の会社であれば、「意見を言わなくていい人なんていない！」という場合もあるでしょう。

データ入力代行を使えば、会議後の「文字おこしのための人材浪費」も避けられます。貴重なスタッフの意見を抽出できる有意義な会議にできますね。

写真や画像の処理を伴うデータ入力

「写真や画像の処理を伴うデータ入力」には、例えば「ポスターの制作」「配布用チラシの制作」「顔写真入りの名刺データの作成」といった業務代行が挙げられます。

こういった画像を扱うデータ入力を代行サービスに依頼する場合、画像加工はきちんと専用の画像処理ソフトを用いてくれる業者の方がよいでしょう。仕上がりが格段に綺麗ですよ。

また、「創業祭」や「地域イベント」などのチラシ作成の場合、webサイトの更新がチラシ配布と同時に行えると良いですよね。サイトのデータ作成・チラシの作成を同じ代行サービスに依頼できる場合もあるので、同時依頼可能か確認してみるのもおすすめです。

データ入力代行に外注する際の費用・料金相場

「データ入力代行が自社にとってなんとなく良さそうな気がする…」そんな方が次に気になるのは費用相場だと思います。実は、データ入力代行には大きく2つの料金体系があります。

一つは、「データ入力名刺一枚○円！」といった「データ入力特化」型のサービス。もう一つは、「月○○時間までならデータ入力でも翻訳でもなんでもします」といった「オンライン秘書」型のサービスです。

データ入力特価型の場合、「ビジネス文書にレイアウトするのかベタ打ちでいいのか」で値段は変わりますし、クライアント側の要望に合わせればそれだけオプション代金がかかってしまいます。

代行業者もなかなか金額を明記できないところですが、おおよその参考金額について以下の表にまとめました。

※１　データ入力代行のメリットや費用・相場をまとめてみた

※２　オンライン秘書とは？料金相場やメリット、デメリット【事例プレゼント中】

おすすめのデータ入力アウトソーシング業者①安い

データ入力のアウトソーシングを初めて検討するのであれば、値段が張るのはハードルが高いですよね。お試し程度に始めたいのなら、最初は安くて質が担保されている業者を選ぶようにするとよいでしょう。

フジ子さん：オンライン秘書型の最安値

オンライン秘書型の中でも、安さと質のバランスが取れているのが「フジ子さん」です。

その利用金額は「月160時間フルタイム稼働で一時間1390円」。これは、「自社社員を雇い社会保険を掛けた場合」と比較すると時給1100円でフルタイム社員を雇用したのと同コストとなります。

オフライン業務も対応してくれるため業務カバー範囲が広く、ベンチャー企業・個人事業主などに人気です。

【フジ子さんはこちらから】

データプロ：データ特価型の最安値

データプロは、株式会社シスプロが運営するサービスで、｢業界の最安値｣の価格設定が魅力です。この最安値の秘密は、「データ化作業用子会社（データエントリーセンター）を中国に配置」したことにあります。

データプロでは、原本送付・返却を日本国内の本社スタッフが対応し、データ入力を中国で行います。その為入力コストが抑えられ、「名刺入力8項目19円」という業界最安値が実現できるのです。

中国のデータエントリーセンターでは、日本式の管理体制で入力を管理しており、国内業者と遜色ないデータ入力を行ってくれます。

【データプロはこちらから】

おすすめのデータ入力アウトソーシング業者②大手

「気密性の高い書類をデータ化して欲しい」「長く利用したいので質の高いサービスに定評のあるところがいい」といった希望なら、やはり多くの人に使われている大手業者がよいでしょう。

大手業者の良いところは、サービスの質のために多くの投資を行ってくれるところです。サービスの質に定評のある大手2社をご紹介します。

IーSTAFF：オンライン秘書型、「質」にこだわる大手

確実性の高い業務遂行、万全の情報漏えい対策を求めるならI-STAFF（アイスタッフ）がおすすめです。

アイスタッフ最大の特徴は、「意識の高いサービス・質の高いアシスタント」。質の高いアシスタントを雇用するための採用プロセスが非常に多く、アシスタント採用率はわずか１％程度の狭き門です。

また、

• 「個人情報」や「社内機密情報」が含まれる業務の場合、オフライン業務として社内勤務スタッフが対応する
• 外部記録媒体の持ち込み禁止
• お客様情報を取り扱う端末は最新のセキュリティソフトを導入する

等の情報漏えい対策も充分。企業をサポートするパートナー意識が高く、安心して依頼できます。

【I-STAFF（アイスタッフ）はこちらから】

アレスクリエイション：官公庁も使う「データ入力型」業者

アレスクリエイションは、業界実績25年を誇るデータ入力会社です。官公庁・大手企業の業務を請け負ってきた実績もあり、万全のセキュリティ対策を求める人に適しています。

アレスクリエイションでは、全てのデータを自社内で処理しています。デメリットとしては、依頼するデータは「郵送または直接持ち込み」であること。利便性よりもセキュリティ優先の企業におすすめです。

データ入力方式は「ベリファイ入力」。1件のデータに2人の担当者がつきそれぞれにデータ化することで、「2人の不一致箇所」=「修正箇所」の見落としが起こりにくくなる入力方式を採用しています。

また、データ入力だけでなくデータ管理まで対応してくれるのも良いところです。セキュリティ対策がしっかりとしているので、機密性の高い書類もデータ化しやすいと言えます。莫大な紙データの保管に困っている人の悩みも解決できるかもしれませんね。

アレスクリエイションはこちらから

まとめ

データ入力業務が多いと、勤務時間内に業務が終わらなかったり、仕事を持ち帰ることになってしまったり、本命の業務が進まず社員の労働効率は著しく低下してしまいます。そうなる前に、外注できる業務はぜひデータ入力代行業者などに依頼してみましょう。

ポイントは、「アウトソーシングしたい業務にどのようなものがあるか」を事前にチェックしておくこと。データ入力だけでいいのなら「データ入力特化」の代行業者を使ったほうが安く済みますが、あれもこれも専門業者に外注したのでは「外注費で職員を雇えた」なんてことになりかねません。

在庫管理、備品の発注、電話の応対など外注したい業務がたくさんある場合には、あれこれ頼める「オンライン秘書型」のサービスも検討してみてくださいね。